Quality Assurance and Improvement Program (QAIP)

Apa itu Kualitas dalam Intenal Audit

Kualitas dalam Internal Audit mencakup pemenuhan ekspektasi konsumen/ klien dan juga pemenuhan kewajiban/ tanggung jawab profesional, sesuai dengan Standards.

Embedding Quality in Systems and Processes

Kualitas dalam Internal Audit dimulai dengan struktur dan organisasi aktivitas audit. Kualitas harus dibangun ke dalam cara/ proses aktivitas audit – melalui metodologi, kebijakan, prosedur, dan praktek SDM dari internal audit. Hal yang terpenting adalah QAIP harus dapat mengukur apakah internal audit telah mencapai tujuannya.

Quality Assurance and Improvement Program (QAIP)

• Lingkup QAIP

Kepala SPI wajib menerapkan Quality Assurance and Improve Program (QAIP). Hal ini diatur dalam IIA’s Internal Audit Standards.

1300 – Quality Assurance and Improvement Program

The chief audit executive must develop and maintain a quality assurance and improvement program that covers all aspects of the internal audit activity. QAIP wajib dilakukan untuk evaluasi:

1. Kesesuaian aktivitas internal audit (IAA) dengan Definisi dan Standards Internal Audit.
2. Apakah internal auditor berperilaku sesuai dengan Kode Etik.
3. Menilai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan IAA dan identifikasi program untuk perbaikan
   Selain itu, QAIP juga menilai:
4. Kecukupan IAA’s charter, goals, objectives, policies, dan procedures.
5. Kontribusi IAA terhadap perbaikan proses governance, risk management, dan control organisasi/ klien.
6. Kelengkapan dari lingkup keseluruhan audit universe.
7. Kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan standar pemerintah dan industri, yang berlaku bagi IAA.
8. Risiko-risiko yang mempangaruhi operasional IAA.
9. Efektifitas dari aktifitas continuous improvement dan adopsi best practices.
10. Apakah IAA telah memberi nilai tambah dalam perbaikan operasional organisasi/ klien, dan berkontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi/ klien.

Untuk dapat mencakup seluruh lingkup aspek dari IAA, QAIP harus di terapkan secara efektif pada 3 (tiga) level fundamental, yaitu:
1. Engagement Level (termasuk dalam lingkup Internal Assessment),
2. Internall Audit Activity Level (termasuk dalam lingkup Internal Assessment), dan
3. External Perspective (meliputi: Engagement Level dan Internall Audit Activity Level).
Gambar lingkup level dari QAIP seperti di bawah ini:

IIA QAIP Framework

Sedangkan, gambar lingkup LEVEL dari QAIP seperti di bawah ini:

IIA QAIP Level

Sedangkan dari sisi prosesnya, QAIP terdiri dari internal assessment dan external assessment. Lingkup QAIP dari sisi PROSES tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

IIA QAIP Proses

Perbedaan antara Ongoing Monitoring, Periodik Self Assessment, dan External Assessment:   
Ongoing Monitoring

IIA QAIP Difference

Pelaporan Hasil QAIP

1320 – Reporting on the Quality Assurance and Improvement Program

"The chief audit executive must communicate the results of the quality assurance and improvement program to senior management and the board."

Bentuk, isi, dan frekuensi komunikasi hasil QAIP didiskusikan dan disepakati bersama dengan senior management dan dewan komisaris, dan dituangkan dalam Internal Audit Charter.

Assesment Scale

Simpulan hasil QAIP menunjukan skala rating tingkat kesesuaian IAA terhadap IPPF. Umumnya, skala yang digunakan adalah

1. Generally Conforms: ada niat/usaha untuk sesuai dan IAA telah sesuai IPPF.
2. Partially Conforms: ada niat/usaha untuk sesuai, namun sebagian IAA belum sesuai IPPF.
3. Not Conforms: tidak ada niat/usaha untuk sesuai dan  IAA belum sesuai IPPF.

Frase “Sesuai dengan IIA’s IPPF”

1321 – Use of “Conforms with the International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing”

"The chief audit executive may state that the internal audit activity conforms with the International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing only if the results of the quality assurance and improvement program support this statement."
Suatu laporan internal audit dapat menyatakan “... sesuai dengan IIA’s IPPF ...” hanya jika hasil QAIP (internal and external assessment) menyatakan demikian.

Pengungkapan Ketidaksesuaian dengan IIA’s IPPF

1322 – Disclosure of Nonconformance

"When nonconformance with the Definition of Internal Auditing, the Code of Ethics, or the Standards impacts the overall scope or operation of the internal audit activity, the chief audit executive must disclose the nonconformance and the impact to senior management and the board."
Ketika terdapat ketidaksesuaian dengan Definisi dan Stadard Internal Audit, serta Kode Etik memiliki dampak terhadap keseluruhan lingkup atau operasional IAA, maka Kepala SPI wajib mengungkapkan ketidaksesuaian tersebut dan dampaknya kepada Senior Management dan Dewan Komisaris.

Qualitty Assessment Manual

Untuk memberikan panduan lebih lanjut mengenai bagaiamana menerapakan QAIP, IIA telah mengeluarkan Quality Assessment Manual. Manual tersebut secara rinci dan lengkap menjelaskan step-by-step bagaiamana melakukan suatu assessment. Untuk lebih mempermudah para user, sistematika Manual didesain mirip dengan dokumentasi audit (KKA).
Panduan Manual mulai dari bagaimana Persiapan dan Perencanaan, Pelaksanaan (Internal dan Eksternal), Survei Stakeholders, dan Kesimpulan, serta Pelaporan.